Notionの使い方を改善した<日記を日報へ、HOMEページの整理、Fast Notionの活用>

Notionの使い方を改善のアイキャッチ

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Notionを2020年4月くらいから使いはじめて、9ヶ月ほどになりました。あまりにも自由自在な空間なので、最初は戸惑った部分もありましたが、今ではかなり活用できてきている気がします。

もうNotionなしでは生活できない!

前回のNotionの記事

Notionはいいぞ!のアイキャッチ Notionはいいぞ!!!<タスク管理も日々の記録も、ぜんぶNotionでやろう>

改善01:毎日の日記を、日報形式に変更した。

以前の日記はこんな感じ。

Notion_毎日の記録

これでもいいんですけどね、でも、これだけだともったいないというか。

例えば良かったことを書く分には問題ないんですけど、怒っていることに対しては、もっと前向きに改善したり対応を考えたりしたほうがいいよなと思いまして。

なので、うまく整理して毎日のできごとを書く方法はないかな…と探していたら、ありました! いろいろ検討してみた結果、これ、「PDCA日報」がしっくり来て続けやすかったです。

『小さな会社の売上を倍増させる最速PDCA日報』(Amazonで詳細を見る)

この本に載ってる日報の形式がすごく書きやすかったので、Notionで毎日書けるようにしました。

それではここから、実際に、日報をNotionで書けるようにするための設定を説明したいと思います。

まずは、日報用のページを新規作成。で、「/」を入力して選択肢を表示させ、Table(inlineタイプ)を選択します。

Notionで日報_テーブルを作成

新しいTableができましたね!タイトルは適当に「日報リスト」とでもしておきましょうか。

Notionで日報_テーブルができたところ

このTableの「・・・」みたいなところをクリックして、メニューを開きます。

Notionで日報_テーブルのメニューを選択

そして、メニューの「Templates」を選択。

Notionで日報_テーブルのメニューでtemplatesを選択

「New Template」で、日報のテンプレートを作成しましょう。

Notionで日報_テーブルのメニューでtemplateを作成

これが、Template編集画面。

ここでTemplateをつくってしまえば、次回からいちいち作成しなくても同じ形式のものを利用できます。

Notionで日報_template作成画面

タイトルを適当につけて、曜日や作成日など表示させたい情報を設定したら、中身の作成に入ります。

日報の形式は自分が書きやすいものでOKですが、今回わたしは『小さな会社の売上を倍増させる最速PDCA日報』に載っていたものをNotionで再現しました。詳しくはこの本を読んでみてくださいね!

Notionで日報_template例01
最初に時間ごとの記入部分があって…
Notionで日報_template例02
タスクの記入部分があって…
Notionで日報_template例03
最後に振り返り部分があります。

一度作成したTemplateは、何度でも編集できます。Tableのメニューをまた開いて、Templatesを選択すると、さっきつくったものが出てきます。これの「・・・」をクリックして…

Notionで日報_templateを編集したいとき01

「Edit」をクリックすれば、編集画面に行けます。

Notionで日報_templateを編集したいとき02

日報を書いているうちに、ちょっとずつカスタマイズしたくなるので、ここから編集しています。

そして、新しい日報を書くときは、Tableで「New」をクリックして、

Notionで日報_新しい日報を書くとき01

タイトルに日付など好きなものをつけて、

Notionで日報_新しい日報を書くとき02

「OPEN」で開いて、

Notionで日報_新しい日報を書くとき03

新しいページができていますね。さっきのTemplateを反映させたいので…

Notionで日報_新しい日報を書くとき04

下に表示されている、Template名をクリック!

Notionで日報_新しい日報を書くとき05

はい、Templateが反映されて、同じ形式で日報を記入できるようになりました。

Notionで日報_新しい日報を書くとき06

そんなに記入するところが多くないから、毎日10分もかからないくらいです。

基本的にこの形式に沿って記入していって、あとは思ったことをだらだら下に書いている日もあります。なんだかんだでけっこう自由です。

改善02:乱立したページを見直して、HOMEページを整理した。

毎日Notionを使っていると、気がつけばどんどん新しいページをつくっちゃっていて、ごちゃごちゃしてきちゃうんです。これは仕方ないので、たまに整理するようにしています。

わたしは、「HOME」ページと呼んでいる、Notionで作成した各ページへのリンクを貼った場所をメインページにしています。

ここを起点にして、分野ごとに分けたいろんなページへと移動するためのものです。(サイドバーもありますが、一覧で見にくいので…)

前のHOMEページはこんな感じ。大きく上下で2つに分かれていました。

Notion_HOME_上段
Notion_HOME_下段

これから半年ほど経って、今はこれくらい多くなっています。2つに分けていたのが、今では3つになりました。

Notion_HOME改善版01
タスクや日報記入ページへのリンク、2021年の目標・やりたいこと、あとは直近のざっくりしたスケジュールです。
Notion_HOME改善版02
大きく分けて2つ目の部分が、記録ページへのリンク。
Notion_HOME改善版03
大きく分けて3つ目の部分が、気になったり調べて出てきたりしたサイトのURLなどを集めたページへのリンク。

2つ目の「記録」部分と、3つ目の「リンク集」部分は、まだキレイに棲み分けができていません。基本的に、「記録」部分は自分の感想やメモが書いてあって、「リンク集」部分はジャンルごとにブックマークを集めただけのものになっています。

半年前と比較すると、かなりページが増えてきました。定期的に整理して、ごちゃっとならないようにしていきたいです。

改善03:Fast Notionを積極的に活用することにした。

今までは、スマホでネットサーフィンをしていて、気になったページやサイトがあれば、すぐにURLをコピーしてNotionの各ページに記録していました。

でもスマホのNotionアプリはちょっと重いし、最近は各ページへのリンクを貼りつけてあるHOMEページも分量が多くなってきていて、目的の場所までたどりつくのが大変です。

なので最近は、スマホでは「Fast Notion」というサクっとメモをNotionに送れるアプリを使っています。

スマホを使っていて気になったページを見つけたら、そのURLをとりあえずNotionに送るだけ。で、あとでPCを開いたときに、メモったURLを目的のページに貼り付ける流れです。

FastNotion_画面
Fast Notionアプリの画面。

HOMEページはPCに最適化してあるので、スマホでちまちま操作するより、あとでPCでささっとまとめて操作したほうがラクなので。

Fast Notionの導入方法は、下記の記事が参考になりました!

Fast notionを使ったNotionでのto do管理方法(しおんブログさん)

引き続き、Notionをどんどん活用していきたいと思います。

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Notion、Fast Notionをつくってくださっている方々に、Big love & Big respectを!